例来说，这个部门在执行一项工程时，有责任在十天之内决定金额和材料两大项目的估价，然后把结果送到督催所做登记。假设工程密集的话，这个部门的工作量就会增加至难以负荷的程度，所以1777年就制订了一个简化程序的办法。此后，只需要一个计划经过档房送到督催所，也就是说在议定具体事情之前不必到督催所去登记。遇到紧急情况时，申请人可以提出由自己签署的计划，同时办理必需的官府手续。

圆明园内的器皿库

器皿库旨在保持园内物质供应线的畅通。库中储存了大量可以用在日常琐事上的供应品，包括纸张、扫帚、蜡烛、灯笼和火药等小物品。供应品的申请无论数量或质量，都必须要事先得到批准，才可以取得；不过，很少会不被批准。例如在1752年这一年中，档房从器皿库那里取得6300张纸、60枝毛笔和16盎司（约454克）的墨。同一年，大宫门取得270把大小不同的扫帚、27个畚箕和13枝大大小小的鸡毛掸子。在文源阁完工之前，就已经需要62把扫帚、25枝掸子、42个畚箕和50码（约46米）的布。在“鸿慈永祜”里的“安佑宫”，每天要消耗6.5磅（约2.95公斤）的木炭和13磅（约5.9公斤）的木柴，以确保所有茶壶的温暖。这些少数例子透露出，供应圆明园内好几百个单位，消耗的物品数量是极其惊人的。乾隆皇帝曾注意到过多的日常供应品，甚至浪费，他因而于1757年指示，要适度减少分配到圆明园内各处的煤炭和木柴。

圆明园的行政管理部门毫无疑问十分认真对待园内的安全措施，防火这一项就是最重要的安全措施之一，因为园内的建筑物大都是木造的。光是长春园一处就配备了75个巨型的激桶作为灭火之用。每年春秋两季固定要举行认真的救火演练。然而，尽管安全措施非常严密，火灾意外仍然不时会发生。

不让没有得到许可的人接近圆明园也是这座皇家宫苑必要的安全措施，所有在园里生活的人因而都要受到严密的控制。内务府任命的总管太监，在他园内的办公室里保留一份所有园内人员的个人档案资料，包括每一个在圆明园内生活和工作者的外貌特征，这些措施很明显是要防止陌生人或未经许可的人潜入园内。当来自各省的贡品送至园内的时候，在贡品获得批准通过河道到达指定陈列的地方之前，总管太监的职责是要先对所有贡品做彻底的检查。

在1749年一个平常日子里，乾隆从他的御舟上岸时，巧遇一名司法官员和他的一群亲属在一起，但亲属是不应该在禁地出现的。这个安全疏失被乾隆看到，让维护安全的人员极为难堪。圆明园的行政管理部门就在第二天规定：除了少数极有威望的亲王和大臣可以获准携带两名随从之外，其他人等都不能有这项特权。园方请进来工作的一般百姓，诸如农民、工匠和大夫，都要预先呈报他们的姓名，以便做最细密的检查。这些人进入园内之前，都先要在大门口集合，并接受点名。

内务府于1752年又实行两项特别的措施来加强园内的安全：第一，即使皇帝不在园内，也要定期执行彻底的检查工作；第二，启动一项户口清理计划，以彻查园内未经授权顶替或冒充园户的人。结果，查出的非法居留者，以及那些内务府认为年老、无用、不可靠或狡猾的人，全都被立即驱逐出园。

为了进一步改善园内的安全，所有住在里面的人从1757年开始都必须随身带着标示身份的腰牌，类似今天的身份证。每一个人不管是进入或离开圆明园，都要接受彻底的搜查，这通常由太监来负责。对来客的管制也加紧了，规定任何一个来客都必须要从圆明园的同一个大门进出，尔后来客的行踪可以精确地汇报。严格禁止冒名顶替在园里生活和工作，类似欺诈行为将遭受最严厉的惩罚。

圆明园的行政管理结构看起来就像一个小型社会。尽管在理论上圆明园是用来服侍天子一人，但每天要确保尽可能最好侍候是极为重大的事。圆明园烦琐的社会机能有条不紊地运作，就是靠着扮演不同角色的数千人次。